Организация и проведение деловых мероприятий в Москве

Качественная организация деловых мероприятий или непосредственное участие в них выступают прекрасным маркетинговым приемом для компаний, какой бы сферой бизнеса они не занималась. 

Проведение подобных акций и презентаций помогает повысить статус организации и привлечь новых клиентов. Еvent агентство «7 dreams» занимается профессиональным проведением торжеств и поможет своим клиентам добиться максимально положительного результата от него.

Особенности организации деловых мероприятий

Проведение бизнес-мероприятий является одним из наиболее выгодных и эффективных инструментов, который позволяет обеспечить компанию целевой аудиторией. Конференции, семинары, деловые встречи, бизнес-тренинги, презентации, промо-акции, выставки – это именно те мероприятия, на которых фирма должна предстать в лучшем виде. 

Главным условием в проведении мероприятий выступает привлечение СМИ. Грамотно выстроенная PR-поддержка осуществляется присутствием журналистов, публикациями в прессе, репортажами на телевидении и радио. К тому же, именно СМИ способствуют продолжительности данного эффекта:

1. До начала события – рекламные уведомления, пресс-конференции, анонсы, афиши, раздача буклетов;

2. Во время проведения – обзоры, репортажи, съемка;

3. По итогу – интервью с участниками, аналитика и прочее.

Помимо привлечения СМИ необходимо подготовить место, интересную тематику проведения, создать сценарий, а также, при необходимости, организовать банкет после окончания бизнес-мероприятия. Каждому участнику торжества будет послано приглашение на деловое мероприятие – это тоже входит в обязанности по организации.

Правила проведения:

Согласно мнению экспертов, даже самый дорогой и пафосный семинар, при плохой организации, может дать плохие результаты. 

Чтобы ваши деловые мероприятия, встречи и презентации имели гарантированный успех, нужно три составляющих:

1. Четко поставленная цель. С самого начала мероприятия нужно проанализировать наперёд конечный результат и общую картину всего события;

2. Интересная тема и оригинальная ее подача. Информация, предоставляемая приглашенными экспертами или сотрудниками фирмы, должна быть интересна для всех приглашенных;

3. Содержательная программа. Гостям не должно быть скучно, их нужно всячески заинтересовать, удивить, установить нужные контакты.

Только четкое соблюдение грани между информацией о преимуществах компании (продукции или услугах) и прямой рекламой, позволит добиться хороших результатов и заключения договоров.

Виды мероприятий

Прежде, чем организовать бизнес-мероприятие, необходимо определиться с его форматом, который напрямую зависит от масштаба события. Какое бы событие вам не предстояло, еvent агентство «7 dreams» организует любое из заказанных мероприятий любого масштаба. Тренинги, семинары, круглый стол, конференции, переговоры, дни открытых дверей – это именно те виды мероприятий, которые позволят стать ближе к вашим клиентам и партнерам. Ведь любое неформальное общение зачастую приводит к пониманию и одобрению.

Мы обеспечиваем проведение деловых мероприятий любого масштаба и вида:

• пресс-конференции;
• семинары;
• бизнес-ланчи;
• приемы и деловые встречи;
• PR-акции и кампании;
• презентации;
• открытия выставок.

7 Dreams — мы знаем, как не допустить заминок

Почему стоит обратиться к нам

• Многолетний опыт. Агентство специализируется на праздниках, семинарах, тимбилдингах, выставках товаров в течение пяти лет. Мы можем провести любое корпоративное мероприятие в помещении, организовать выездное событие на природе: торжественное, маркетинговое, спортивное. Сотрудники умеют встречать VIP-гостей, разрабатывать программы шоу-показов, привлекать известных людей и инвесторов для поддержки проектов.

• Налаженные связи с владельцами помещений и открытых площадок. Мы работаем с проверенными владельцами конференц-холлов, сетей ресторанов и отелей, спортивных и других объектов, поэтому круглогодично находим подходящие залы для размещения конкретного количества гостей.

• Скрупулезное вникание в особенности бизнеса. Ивент-менеджеры стараются предложить столько новых идей, сколько необходимо для создания идеальной программы мероприятия для определенной компании. Для этого они подробно обсуждают концепцию с представителем бизнеса, стараются найти технологии и возможности для создания и поддержки солидного имиджа его организации. Поиски и обсуждения длятся до нахождения решения, которое полностью устроит клиента.

• Приемлемые цены на отдельные услуги и работу под ключ. Когда наша команда создает программу события, то старается предложить удобные и выгодные условия сотрудничества. Все расходы прозрачны. Если есть возможность для экономии без ущерба атмосфере и комфорту на мероприятии, мы выявим ее и предложим воспользоваться ей по своей инициативе.

• Порядок с документами и сроками. Ивент-менеджеры приступают к основной части организации мероприятия после утверждения сметы, оформления договора на оказание услуг и соглашения о сборе, обработке и использовании персональных данных. Каждый клиент получает закрывающие документы для бухгалтерии, подробные сметы по каждому виду работ, аренде помещений, оборудования для создания видео, фото и света на площадке.

Перед началом сотрудничества мы оцениваем сроки подготовки и не беремся за заказ, если понимаем, что можем подвести клиента из-за высокой загруженности.

• Мы предлагаем несколько способов взаимодействия с целью достижения ваших стратегических целей. Вместе с вами мы разработаем индивидуальную стратегию, которая будет отвечать вашим запросам. Рекомендуем обратить внимание на партнерские программы, которые позволят вам взаимодействовать с другими компаниями и звездами.
• Огромное внимание мы уделяем также безопасности и организации мероприятий. Мы гарантируем, что ваши гости будут чувствовать себя комфортно и защищено. Наши мероприятия проходят под контролем и соблюдением всех необходимых мер безопасности.
• Сегодня у нас есть возможность проводить сессии онлайн, что дает уникальные возможности для обмена опытом и научного взаимодействия. Мы приглашаем вас посмотреть наш портфолио и ознакомиться с нашими достижениями в области организации мероприятий.
• Мы уверены, что совместно с нами вы сможете преодолеть любые вызовы и достичь своих целей. Не откладывайте, нажмите кнопку сейчас, чтобы получить индивидуальную консультацию и начать планирование вашего следующего мероприятия с нами.

От чего зависит цена на организацию делового мероприятия

В первую очередь на цену влияет стоимость услуг спикеров и/или ведущего и стоимость аренды площадки. Чем известнее ведущий или приглашенные для выступления гости, тем дороже стоит время этих людей. Локация тоже имеет решающее значение. Аренда большого и хорошо оборудованного конференц-зала в бизнес-центре с удобным расположением или красиво оформленного помещения в престижном ресторане стоит дороже аренды площадки на свежем воздухе с минимальным уровнем качества и комфорта.

Еще на цене услуг ивент-агентства сказывается:

• Желание провести мероприятие по креативному и оригинальному сценарию.
• Приглашение известного фотографа и видеооператора.
• Аренда большого концертного зала.
• Организация VIP-обеда для участников.
• Разработка и печать большого тиража нешаблонных рекламных материалов.
• Аренда большого количества мощного и современного оборудования: звуковой системы, проекторов, экранов, осветительных устройств.
• Необходимость в синхронном переводе речи гостей, выступающих на иностранном языке.
• Значительная удаленность площадки от города, из-за которой увеличиваются транспортные расходы.
• Необходимость во встрече VIP-гостей из аэропорта, их трансфер из отеля к месту проведения события.

Менеджеры составляют предварительную смету после подробной беседы с представителем компании, которой нужна профессиональная организация делового мероприятия.

С особой ответственностью мы подходим к выбору площадки, где пройдет мероприятие, в особенности, если понадобится целый комплекс помещений:

1. Конференц-зал; 

2. Комната для переговоров; 

3. Рекреация для кофе-брейков; 

4. Комната для курения; 

5. Зал для банкета, ужина или фуршета; 

6. Паркинг.

Деловое мероприятие в Москве — уровень и стиль «7 Dreams»

Чем выше статус участников бизнес-мероприятия — тем больше обязанностей возлагается на принимающую сторону.

Получив информацию о ходе мероприятия, количестве участников, мы:

1. Находим прекрасно себя зарекомендовавшую площадку;

2. Оформляем ее в визуальном ключе бренда или мероприятия;

3. Доставляем и подключаем, а также тестируем технику;

4. Нанимаем временный обслуживающий персонал;

5. Заказываем бизнес-каталоги, буклеты, папки, блокноты, сувениры;

6. Продумываем и обеспечиваем кейтеринг

Бизнес-ланч с «7 Dreams» — неожиданности исключены

Иногда бюджетные приемы и презентации позволяют начинающим компаниям заявить о себе весьма выгодно, оставив у участников встречи хорошее впечатление об проведении.

Наш опыт устроения деловых мероприятий в Москве позволяет обеспечить:

1. Слаженную работу персонала, в т.ч., ответственного за встречу гостей;

2. Отсутствие технической суеты, отвлекающей от переговоров;

3. Своевременность кофе-брейков и продуманность обеденного меню; 

4. Конфиденциальность.

Мы возьмем на себя услуги кейтеринга — доставки пищи с сервировкой, сообразно формату, будь это VIP-визит, семинар, симпозиум.

Заказать организацию и проведение мероприятий 

Вы можете в event агентстве 7dreams!

Часто задаваемые вопросы

Когда начинать готовиться?

Заранее организованные мероприятия с четко продуманным планом и бюджетом проходят более успешно, чем «собранные» наспех. Сроки подготовки подбирают под масштаб события. Например, идеи для вечеринки начинают обсуждать за 2,5 месяца до него, а окончательную концепцию утверждают за 2 месяца. Если событие выпадает на летний сезон или на последние недели перед Новым годом, когда ивент-агентства и ведущие сильно загружены, на подготовку важно заложить больше времени: 3 или 4 месяца. За такое время организаторы точно справятся с поиском вариантов аренды помещения, разработкой развлекательной программы, оформлением зала и другими задачами. А еще при раннем обращении ивент-агентство может предложить скидку.

Как определиться с ивент-агентством?

Нужно поговорить с представителем компании, ответственным за клиентские коммуникации. С его помощью удастся выяснить сроки, доступные площадки, предполагаемых спикеров и ведущих, цены и другие ключевые моменты сотрудничества.

Если организаторы тимбилдинга, спартакиады, связанного с политикой форума или социального мероприятия уже обсудили идеи и имеют рамочное представление о грядущем корпоративе, концепции можно описать и отправить на e-mail, в онлайн-чат или Вотсап. Через короткое время поступит письменный ответ или обратный звонок. Если присланное по почте или в сообщении коммерческое предложение устроит, полезно договориться о личной встрече и обсудить мероприятие подробнее.

Какой должна быть обстановка на бизнес-мероприятии?

Каждый спикер и гость должен быть окружен вниманием организаторов и персонала, чтобы иметь возможность сосредоточиться на выступлении и отдыхе по окончании официальной части. Для создания комфортной атмосферы сотрудники нашего агентства предусматривают на площадке удобную навигацию, разрабатывают и изготавливают таблички, баннеры, различные информационные продукты для раздачи посетителям. Также они организовывают деловой завтрак, кофе-брейк или обед, занимаются обеспечением неформального этапа встречи всем необходимым.

Как узнать о скидках и новых программах деловых мероприятий?

Мы ведем блог, посвященный развитию агентства и предложениям для потенциальных клиентов. Также в агентстве есть рассылка для информирования подписчиков о новых акциях. Если вы хотите оперативно узнавать новости, предлагаем оставить e-mail или телефон для связи.

Что дает бизнесу профессиональная организация делового события?

1. Эффектная презентация продуктов и услуг. Красиво организованная презентация особенно важна при запуске в производство новых товаров, при необходимости в быстром привлечении инвесторов и оптовых покупателей.

2. Обмен профессиональным опытом. Топ-менеджмент, инвесторы, специалисты, обычные сотрудники, приглашенные гости, потенциальные клиенты получают возможность пообщаться в комфортной обстановке, дать интервью, договориться о совместных проектах.

3. Повышение узнаваемости бренда. Людям нравится участвовать в хорошо организованных мероприятиях. Приятная обстановка запоминается и ассоциируется с компанией, которая устроила удачную вечеринку или семинар. Позитивные ассоциации расширяют лояльную аудиторию, способствуют росту продаж.

4. Привлечение новых партнеров. Платежеспособные клиенты, инвесторы и востребованные специалисты редко знакомятся с представителями компании «на улице» или в социальных сетях. Чтобы повысить вероятность знакомства с новыми нужными людьми, их стоит пригласить на полезное, приятное и красивое мероприятие. Летом популярны выездные встречи, в холодное время года — конференции, презентации, выставки и семинары в закрытых помещениях.

5. Развитие social skills у сотрудников компании. В комфортной атмосфере работникам проще находить общий язык друг с другом и с приглашенными представителями других организаций. Именно так в телефонной книжке появляются полезные контакты, улучшается атмосфера в коллективе.

Ждем заявки нам на почту: prazdnik@7dreams.ru